Restaurantmanagement

Kassensicherungsverordnung und TSE: was im Restaurant Pflicht ist

Veröffentlicht am 28. September 2026

Kassensicherungsverordnung in der Gastronomie: für wen gelten die Regeln?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert § 146a der Abgabenordnung (AO) und betrifft elektronische Aufzeichnungssysteme, mit denen Geschäftsvorfälle erfasst werden. Dazu zählen die meisten elektronischen Kassensysteme in Restaurants, auch tablet- oder cloudbasierte Lösungen. Entscheidend ist nicht, ob die Kasse stationär, mobil oder cloudbasiert arbeitet, sondern welche Funktionen sie hat und ob sie zur Aufzeichnung von Kassenvorgängen dient. Zuständig für die Überwachung ist das Finanzamt.

Für solche Systeme gilt seit 2020 die Pflicht, sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Die TSE sichert Aufzeichnungen gegen nachträgliche Veränderungen und macht Änderungen nachvollziehbar. Sie ist kein Ersatz für eine ordnungsgemäße Kassenführung: Auch die übrigen steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen.

Eine offene Ladenkasse, bei der Umsätze ohne elektronisches Aufzeichnungssystem erfasst werden, muss nicht mit einer TSE ausgestattet sein. Für sie gelten jedoch weiterhin die allgemeinen Anforderungen an eine nachvollziehbare und ordnungsgemäße Kassenführung, insbesondere ein täglicher Kassenbericht. Ein Restaurant sollte deshalb genau klären, welche Art der Aufzeichnung tatsächlich eingesetzt wird. Dieser Beitrag gehört zum Bereich Gastronomie-Wissen und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Was die TSE im Restaurant leisten muss

Die TSE versieht Geschäftsvorfälle mit geschützten, nachvollziehbaren Daten. Dazu gehören unter anderem Angaben zur Transaktion und Zeitpunkte ihrer Erfassung. Sie erzeugt außerdem eine fortlaufende Transaktionsnummer, einen Signaturzähler und eine elektronische Signatur. Damit können Aufzeichnungen später geprüft werden, ohne dass unbemerkte Änderungen an der Kasse möglich sein sollen.

Die technische Sicherheitseinrichtung muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Sie kann in unterschiedlichen technischen Formen eingebunden sein, zum Beispiel als Hardwarelösung (USB-Stick, SD-Karte) oder als cloudbasierter Dienst. Die konkrete Ausführung ändert nichts an der Pflicht, die Kasse korrekt mit der TSE zu verbinden und die vorgeschriebenen Daten vollständig zu erfassen. Zertifikate sind befristet; der Betrieb sollte das Ablaufdatum seiner TSE kennen und rechtzeitig für Ersatz sorgen.

Verantwortlich für die ordnungsgemäße Nutzung ist der Betrieb. Dazu gehört, die Einrichtung korrekt in Betrieb zu nehmen, auf ihre Funktionsfähigkeit zu achten und die erzeugten Aufzeichnungen zu sichern. Auch wenn ein Dienstleister die technische Einrichtung übernimmt, sollte die Geschäftsführung nachvollziehen können, welches Kassensystem mit welcher TSE verbunden ist und wie die Daten exportiert werden.

Belegausgabe und Aufzeichnung im laufenden Betrieb

Bei jedem Geschäftsvorfall, der mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst wird, ist nach § 146a Abs. 2 AO ein Beleg auszustellen. Das gilt auch im Restaurant, etwa bei einer Zahlung an der Theke oder nach dem Service am Tisch. Der Beleg kann auf Papier oder – mit Zustimmung des Gastes – elektronisch bereitgestellt werden. Gäste müssen ihn nicht zwingend annehmen oder mitnehmen.

Der Beleg muss die in § 6 KassenSichV vorgesehenen Angaben enthalten. Dazu gehören unter anderem Name und Anschrift des Betriebs, Zeitpunkt von Beginn und Ende des Vorgangs, Art und Menge der Leistung, der Betrag mit Umsatzsteuersatz, die Transaktionsnummer sowie die Seriennummer der Kasse oder der TSE. Ein einfach gedruckter Zahlungszettel genügt nicht automatisch: Entscheidend ist, dass die erforderlichen Angaben vollständig und lesbar ausgegeben werden.

Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt auf Antrag nach § 148 AO von der Belegausgabepflicht befreien. Die Ausnahme greift nicht automatisch, setzt eine sachliche oder persönliche Härte voraus und ist nicht mit einer allgemeinen Befreiung für Restaurants gleichzusetzen. Ob die Voraussetzungen vorliegen, sollte der Betrieb mit fachlicher Unterstützung oder der zuständigen Stelle klären.

Auch die laufende Kassenführung muss stimmen. Geschäftsvorfälle sind vollständig und zeitnah zu erfassen. Stornierungen, Trainingsbuchungen oder andere besondere Vorgänge müssen im System sachgerecht gekennzeichnet werden. Werden Abläufe im Kassensystem geändert, sollte geprüft werden, ob dadurch Aufzeichnungen oder Datenexporte beeinträchtigt werden.

Meldung elektronischer Kassensysteme an die Finanzverwaltung

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen nach § 146a Abs. 4 AO dem Finanzamt gemeldet werden. Die Meldepflicht gilt auch für Systeme, die bereits länger im Betrieb sind, und für cloudbasierte Lösungen. Die Meldung erfolgt seit dem 1. Januar 2025 elektronisch über „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle; eine Meldung auf Papier ist nicht vorgesehen.

Anzugeben sind unter anderem Art und Anzahl der Systeme, deren Seriennummern, die verwendete TSE, das Anschaffungsdatum und das Datum der Inbetriebnahme oder Außerbetriebnahme. Bei mehreren Kassen sind die Angaben für jedes betroffene System erforderlich, und je Betriebsstätte ist eine eigene Meldung abzugeben. Deshalb ist es sinnvoll, ein aktuelles Verzeichnis der Kassen und ihrer technischen Sicherheitseinrichtungen zu führen.

Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft worden waren, galt eine Meldefrist bis zum 31. Juli 2025. Für ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme sowie für Außerbetriebnahmen ist eine Meldung innerhalb eines Monats vorgesehen. Bei einem Wechsel oder einer Ergänzung des Systems sollten Betriebe die jeweils geltenden Meldeanforderungen prüfen und die nötigen Angaben fristgerecht übermitteln.

Ausfall der TSE oder technische Störung

Eine Störung der TSE sollte der Betrieb sofort dokumentieren. Dazu gehören Beginn und Ende des Ausfalls, betroffene Kassen und die ergriffenen Maßnahmen. Der Betrieb sollte außerdem den technischen Dienstleister zeitnah informieren und die Ursache sowie die Wiederherstellung nachvollziehbar festhalten.

Ein Ausfall bedeutet nicht, dass die übrigen Pflichten entfallen. Geschäftsvorfälle müssen weiterhin so erfasst werden, dass sie später nachvollziehbar sind. Wie während einer Störung vorzugehen ist, hängt von der Situation und dem eingesetzten System ab. Bei längerem Ausfall oder Unsicherheit sollte der Betrieb steuerlichen Rat einholen und die Vorgaben der zuständigen Finanzbehörde beachten.

Daten sichern und für eine Prüfung bereithalten

Kassen- und TSE-Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sie während der geltenden Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO verfügbar, lesbar und auswertbar bleiben. Ein Restaurant sollte daher nicht nur auf den Betrieb der Kasse achten, sondern auch auf regelmäßige Datensicherungen und einen funktionierenden Export.

Für die Datenübermittlung bei einer Prüfung ist die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) vorgeschrieben. Der Betrieb sollte sicherstellen, dass die Kassensoftware die erforderlichen Daten in diesem Format bereitstellen kann und dass ein Export auch dann noch möglich ist, wenn ein System ersetzt oder außer Betrieb genommen wurde. Zugangsdaten, technische Dokumentation und Informationen zur verwendeten TSE sollten geordnet und für zuständige Personen auffindbar sein.

Die Finanzverwaltung kann nach § 146b AO eine Kassen-Nachschau durchführen – unangekündigt und während der Geschäftszeiten. Dabei kann sie Aufzeichnungen und Kassendaten einsehen sowie die Funktionsweise des Systems prüfen. Eine saubere Dokumentation der Kassen, TSE-Komponenten, Störungen und Änderungen erleichtert es, die Abläufe im Restaurant nachvollziehbar darzustellen. Wer Hygiene- und Personalpflichten ebenso geordnet dokumentiert – etwa die Belehrung nach § 43 IfSG –, ist bei jeder Kontrolle im Vorteil.

Die Darstellung gibt den Stand vom September 2026 wieder; maßgeblich sind die jeweils geltenden Vorschriften und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

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Fazit

Für Restaurants mit elektronischem Kassensystem gehören TSE, Belegausgabe, Meldung und sichere Datenaufbewahrung zu den zentralen Pflichten. Wer Systeme und Zuständigkeiten dokumentiert und Störungen nachvollziehbar behandelt, schafft eine verlässliche Grundlage für den laufenden Betrieb. Bei Zweifeln zur konkreten Umsetzung sind steuerliche Fachleute oder das zuständige Finanzamt die passenden Anlaufstellen.

Häufige Fragen

Gilt die TSE-Pflicht auch für mobile Kassen beim Catering?

Ja, der mobile Einsatzort befreit ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht von den Anforderungen. Entscheidend ist, ob das System zur Erfassung von Kassenvorgängen eingesetzt wird. Die TSE muss auch unterwegs korrekt mit der Kasse zusammenarbeiten.

Was ist beim Austausch einer Kasse zu beachten?

Bei einem Austausch sollte der Betrieb die bisherige Kasse und ihre TSE ordnungsgemäß außer Betrieb nehmen und die neue Kombination korrekt einrichten. Anschaffung und Außerbetriebnahme sind jeweils innerhalb eines Monats über ELSTER zu melden. Vor der Umstellung sollte außerdem geklärt sein, wie die bisherigen Daten weiterhin gesichert und bereitgestellt werden.

Muss ein Restaurant die TSE-Daten selbst exportieren können?

Der Betrieb muss sicherstellen, dass die vorgeschriebenen Daten im DSFinV-K-Format bereitgestellt werden können. Ob der Export intern oder mit Unterstützung eines Dienstleisters erfolgt, ändert nichts an der Verantwortung für die Verfügbarkeit der Aufzeichnungen. Daher sollte der Ablauf vor einer Prüfung oder einem Systemwechsel bekannt sein.

Ist ein Kartenlesegerät allein immer eine elektronische Kasse?

Nicht zwangsläufig. Ein Gerät, das lediglich Kartenzahlungen abwickelt, ist nicht automatisch ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion. Maßgeblich ist, ob die eingesetzte Lösung Geschäftsvorfälle als Kassensystem erfasst und abrechnet.

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